Lexique des termes comptables dans DrSanté
Tout ce qu’il faut savoir pour bien utiliser DrSanté et correctement gérer votre comptabilité
Catégorie : Faq
Tout ce qu’il faut savoir pour bien utiliser DrSanté et correctement gérer votre comptabilité
Il est possible d’annuler un rapprochement via le module « Comptabilité » > menu « Règlements » > sélectionner « Uniquement Noemie » > bouton Détails du règlement (pictogramme de l’œil) > Annuler rapprochement.
Le module de Comptabilité permet de suivre toutes vos recettes, de rapprocher les retours liés au tiers-payant, de gérer vos remises en banque et de générer un export comptable.
Dans le logiciel, il y a une différence entre recette et règlement. Pour DrSanté une recette est un élément comptable sur lequel on peut rattacher un ou plusieurs paiements. A chaque mouvement financier rentrant (paiement) correspond un règlement.
L’intérêt de l’export comptable est de pouvoir par la suite intégrer/importer vos données dans un logiciel de Comptabilité (le vôtre ou celui de votre comptable). Pour que les recettes puissent être exportées et/ou clôturées, il faut que les règlements associés aient été remis en banque au préalable.
Plusieurs options s’offrent à vous :
Après avoir cliqué sur le bouton « Exporter », vous voyez ce message : « Souhaitez-vous clôturer les éléments comptables de la période ? » OUI ou NON. La clôture d’un exercice ne peut être faite qu’après la saisie de toutes les opérations relatives à cette période. Après la clôture, il n’est plus possible de modifier les éléments comptables.
La remise de CB permet de pointer vos tickets de CB et d’imprimer cette remise.
Dans la zone du bas, on retrouve les règlements qui ont un mode de paiement « CB ».
Dans la zone du haut, on retrouve la composition de la future remise de CB (en fonction des CB que vous allez cocher dans la zone du bas).
Ensuite, vous allez pouvoir sélectionner votre compte de remise, préciser la date de remise puis valider ou annuler la remise.
La remise d’espèces consiste à saisir le nombre de pièces et de billets en fonction de leurs valeurs.
Ensuite, vous allez pouvoir sélectionner votre compte de remise, préciser la date de remise puis valider/imprimer ou annuler la remise.
Dans la zone du bas, on retrouve les chèques en attente de remise (les recettes impayées).
Dans la zone du haut, on retrouve la composition de la future remise de chèques (en fonction des chèques que vous allez cocher dans la zone du bas).
Ensuite, vous allez pouvoir sélectionner votre compte de remise, préciser la date de remise puis valider ou annuler la remise.
Après la validation de la remise, vous trouverez ce message : « Souhaitez-vous imprimer le bordereau de remise ? »
Après une validation de remise, il est encore possible de la modifier ou de la supprimer. Si vous la supprimez, les chèques basculeront en statut impayé.
Pour effectuer un rapprochement automatique des règlements (tiers payant), vérifiez bien le filtre « utilisateur » (vous) puis cliquez sur le bouton « Rapprochement automatique ». Après le traitement, vous verrez ce type de message : « 4 règlements vérifiés, 1 rapproché, 3 non rapprochés » (exemple).
Pour en savoir davantage, vous avez la possibilité de cliquer sur le bouton « Historique des rapprochements », de filtrer sur une période, d’imprimer la liste.
NB. Le contrôle automatique se fait sur le numéro de la facture et le numéro du professionnel de santé. Le rapprochement automatique ne « touchera » pas aux écritures où il y a un trop perçu ou une perte (dans ce cas précis et si besoin, il faudra le faire via le rapprochement manuel).
Vous pouvez créer un avoir à destination d’un patient (remboursement) par le bouton « Ajouter un avoir » (allez au préalable dans le module Comptabilité > menu « Avoirs »).
Après création, cet avoir apparait dans le dossier du patient > volet Administratif > Historique financier (type « avoir »).
Lorsque vous reverrez le patient en question, vous pourrez utiliser l’avoir sur sa nouvelle facture lors de la saisie du règlement (une case à cocher « Avoirs non soldés » sera présente dans cette fenêtre).
Pour consulter cette liste, cliquez sur le module de comptabilité (ce module est symbolisé par une calculatrice). Dans le menu « Règlements », vous retrouvez le sélecteur de période et le filtre par mode de paiement (chèque, espèce, CB, prélèvement, virement, Noemie).
Vous pouvez accéder au détail de chaque règlement (via le bouton symbolisé par un œil) de façon à visualiser la date d’échéance, le numéro de facture, le montant, le restant dû, le montant affecté, la perte.
Il vous sera alors possible d’annuler un montant affecté ; d’effectuer une contrepassation (elle consiste à annuler le règlement initial par la création d’un règlement négatif du même montant puis par la remise en créance de la facture associée qui repassera en état impayé) ; de supprimer le règlement.
Deux dernières options sont présentes : la visualisation des pertes et profits ; le contrôle des ventilations, à savoir les règlements partiellement ou non ventilés.
Pour consulter cette liste, cliquez sur le module de comptabilité (ce module est symbolisé par une calculatrice). Dans le menu « Impayés », vous retrouvez le sélecteur de période, le filtre par nom d’utilisateur et le filtre dû patient et/ou dû tiers payant.
Par ce biais, vous pouvez saisir un règlement concernant un restant dû via le bouton € (au bout de chaque ligne).
Le bouton « Solder » peut s’avérer utile si le patient a arrondi son paiement ou si vous êtes sûr et certain que la recette ne sera jamais soldée (patient insolvable par exemple) (compte 706001 au crédit et compte 512 au débit).
Par exemple, le lendemain d’un rendez-vous avec un de vos patients, ce-dernier repasse au cabinet pour vous régler le montant AMC de la consultation en espèce. La recette a donc déjà été créée.
De ce fait, ouvrez le module « Comptabilité », allez dans le menu « Recettes » puis recherchez la recette correspondante (vous pouvez vous aider des filtres). Une fois la recette retrouvée, double-cliquez dessus puis cliquez sur le bouton « € Règlement ». Il ne vous reste plus qu’à sélectionner le payeur (« part patient »), saisir le « montant » remis par le patient et le « mode » de paiement associé.
Après avoir enregistré une recette hors FSE, cliquez sur le bouton « € Règlement ». Dans la zone « Montant », saisissez le montant que le patient vous remet (en direct) puis sélectionnez le mode de paiement choisi par le patient.
Via le module Comptabilité et dans la partie « Suivi de recettes », cliquez sur le menu « Règlements ». Dans cette fenêtre vous pouvez modifier une période, effectuer une recherche sur le nom du patient ou un montant de règlement, sélectionner un mode de paiement ou tous les modes de paiement via le sélecteur.
Dans la zone du bas, vous pouvez :
Après avoir enregistré une FSE ou une recette hors FSE et si votre patient vous règle un certain montant, cliquez sur le bouton « € Règlement ». Vérifiez bien le payeur « Part patient », le « montant » (remis), le mode de paiement (chèque, espèces, CB), « votre banque » (votre compte en banque créé au préalable dans les paramètres application Procédure).
Au moment où vous enregistrez un règlement, vous pouvez choisir votre banque. Le fait de compléter cette rubrique est pratique au moment de créer les remises en banque dans la Comptabilité (remise de chèques, espèce, carte bancaire).
Pour créer un compte en banque ou en ajouter un nouveau, allez dans les Paramètres application > menu « Tables » (à droite) > « Comptes en banque » (à gauche) puis cliquez sur le bouton « Ajouter une valeur ». Complétez le nom de la banque, la domiciliation, le code banque, le code guichet, le n° du compte, la clé, le compte comptable (exemple 512, à vérifier avec votre comptable), IBAN, BIC.
L’option « Compte par défaut du cabinet » permet d’avoir par défaut ce compte en banque dans le sélecteur « Votre banque » si vous en avez plusieurs (en saisie de règlement).